quarta-feira, 29 de setembro de 2010

Protocolo e Recepção de Documentos no Senac - Concurso Ufal




"[...] Protocolo segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ apud PAES, 2005, p. 27)
corresponde:

Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro,distribuição e movimentação de documentos em curso, denominação atribuída ao próprio número
de registro dado ao documento, e livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Atendo a este conceito, já é possível entender como o protocolo é importante para o Senac, pois ele controla toda a documentação recebida e emitida pela empresa, tendo conhecimento de todos os acordos, contratos, parcerias e convênios estabelecidos entre o Senac e outras instituições. Segundo Ohira (2002, p. 12) protocolo é o “setor encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição e tramitação de documentos”.

O protocolo é o local onde são recebidos e expedidos os documentos formais do Senac, e onde é feito o controle de trâmite desses documentos No caso do Senac podemos dizer ainda que o protocolo é seu arquivo corrente, pois trata de documentos do ano que está vigente, documentos que contém informações ou assuntos importantes para as atividades do Senac neste ano, documentos que requerem tomada de decisões imediatas, seja um novo contrato, convênio, uma contratação de pessoal, etc. Os documentos do ano vigente, quando são finalizados ficam arquivados no protocolo pelo período de dois anos, o que facilita a recuperação e a pesquisa se necessária.

Um arquivo corrente segundo Martins (1998, p. 7) é:

Também conhecido como de Primeira idade ou ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e freqüência de uso. São muito usados pela administração.

Os arquivos se iniciam no protocolo através dos documentos produzidos ou recebidos. Por muitas décadas e ainda hoje, o arquivo fica esquecido nas empresas e instituições em salas escuras, úmidas e sem nenhum tipo de cuidado. Até porão e sótão, em muitos casos, são utilizados para este fim.
Porém, atualmente a mentalidade dos administradores está mudando, e as empresas estão começando a reconhecer o valor legal e histórico de um arquivo. Estão sentindo cada vez mais a necessidade de terem seus documentos organizados, tornando a recuperação rápida e fácil, já que o volume aumenta a cada dia no decorrer suas atividades.

Um arquivo de acordo com Leavitt (apud SCHELLENBERG, 2005, p.36) é:

O conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 137 oficialmente por um órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinam a permanecer sob a custódia desse órgão ou funcionário.

Além do valor legal e guarda permanente de documentos probatórios, importante para as empresas e instituições, como o Senac, percebe–se também o seu valor histórico. Toda sua trajetória está registrada nos documentos, desde a sua criação, até os dias atuais. Sendo preservada nos arquivos, que pode também ser definido como: “a acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais, pela referida instituição”. (CASANOVA, 1928 apud SCHELLENBERG, 2005, p. 37

Os valores culturais são preservados nos arquivos empresariais e institucionais, demonstrando seu crescimento, e suas conquistas perante a sociedade em que atua. Reconhecer a cultura da sociedade onde está inserido, analisar como trabalhar esta cultura são fatores importantes para o desenvolvimento das empresas e instituições. O arquivo através de seus documentos possibilita fazer esta análise.

ESTRUTURA FISICA E MOBILIÁRIO DO SETOR DE
DOCUMENTAÇÃO

Embora o setor de Documentação seja um só, sua estrutura é dividida por dois espaços físicos, o protocolo e o arquivo geral. O protocolo geralmente esta perto da administração, pois é através dele que se controlam todos os documentos recebidos e expedidos da empresa. Já o arquivo contém grande volume de documentos e precisa de um espaço maior para fazer a guarda e preservação dos mesmos, bem como outros processos técnicos. Por esse motivo nem sempre pode estar junto a administração.

PROTOCOLO

O protocolo do Senac fica localizado estrategicamente próximo a sala da Direção Regional, tem uma área de 16 m 2, dispõe de duas mesas para trabalho, um balcão de dois metros de comprimento com seis gavetas para pastas suspensas, duas portas onde ficam os malotes e ainda três prateleiras abertas. O protocolo também utiliza dois balcões de duas portas para guardar material de expediente e 23 scaninhos, onde são depositados os documentos que serão encaminhados por malote para as unidades. Para o controle de processos e de correspondências o protocolo utiliza dois computadores e uma impressora multifuncional.

ARQUIVO GERAL

O espaço físico do arquivo geral utiliza uma sala alugada e tem uma área de 221 m 2. Nesta área existem 131 estantes fixas, todas completas. Os documentos são armazenados nas estantes em caixa para arquivo de papelão (horizontais e verticais). Dispõe ainda de 13 armários para pastas suspensas. Utiliza três computadores, um scaner, e duas impressoras. E para garantir a preservação e conservação dos documentos possui dois desumificadores, e dois circuladores de ar.

O arquivo do Senac com a aplicação de sua tabela de temporalidade, definida como o “instrumento que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos no arquivo” Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 139 (CONARQ, apud PAES, 2005, P.28), faz o descarte dos documentos com prazos vencidos e para isso utiliza uma máquina para triturar papéis chamada de desfragmentadora.

Existe ainda no arquivo, espaço com mesas, onde são feitos trabalhos de recuperação e higienização dos documentos, bem como materiais necessários ao colaborador para executar esta atividade com segurança, como luvas, macacão, óculos de proteção, etc.

ATRIBUIÇÕES E ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

As atribuições específicas de determinadas funções, muitas vezes são designadas pelas diretrizes ou regimentos das empresas e instituições. No Senac, não é diferente, as atribuições são definidas pelo Regimento Interno que recentemente foi aprovado mudando inclusive o nome do setor de Protocolo e Arquivo Geral para setor de documentação. Através da Resolução nº 001/08, Art 22 da Administração Regional do Senac compete ao setor de Documentação (protocolo e Arquivo Geral):

a) Controlar e providenciar recepção, tramitação,
expedição e guarda de documentos e correspondências;

b) Fixar critérios e normatizar os procedimentos da gestão documental;

c) Padronizar as correspondências oficiais e atos normativos da Administração Regional;

d) Elaborar política de documentação, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória

e) Manter o intercâmbio com as Unidades Operativas, visando à integração e uniformização das atividades;

f) Elaborar, atualizar, orientar e aplicar a tabela de temporalidade de documentos, presidir a comissão permanente de avaliação de documentos; Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 140

g) Fixar critérios e normatizar os procedimentos para digitalização dos documentos;

h) Atender as solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob sua guarda;

i) Fazer o controle, a recepção e expedição dos malotes;

j) Elaborar relatório parcial ou global das atividades do setor;

k) Desempenhar outras atribuições que lhe forem delegadas pela direção da Divisão Administrativa.
(SENAC, 2008)
Com base na resolução acima que define as competências do setor de documentação, apresentamos a seguir as atividades específicas desenvolvidas no protocolo e no arquivo geral:

5.1 PROTOCOLO

O setor de protocolo do Senac desenvolve suas atividades controlando a numeração de Ofícios, Portarias, Resoluções, Instruções Normativas, Cartas, que serão assinadas pelo Diretor Regional. Recebe dos diversos setores da Administração Regional e até mesmo das unidades, um modelo encaminhado geralmente por email interno (intranet), onde é feito uma leitura, alterações se necessário, em seguida coloca-se no padrão estabelecido pelo Senac. Encaminha-se uma via para aprovação da secretária do Diretor, que faz as devidas correções e depois de aprovado, imprime-se o número de cópias necessárias para que o Diretor assine.

O setor de protocolo também recebe os documentos internos e externos que são de importância para o Senac, e a eles é dado uma numeração para que seja aberto um processo. Para o Conarq (apud PAES, 2005, p.27) processo é:

Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 141
Termo geralmente usado na administração pública, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do processo.

Os processos são abertos a partir de documentos relevantes para o Senac, sejam eles recebidos de suas Unidades Operativas, AR, ou de instituições externas, que precisam passar por mais de uma pessoa, para conhecimento, análise e parecer antes de ser finalizado e arquivado.

Para abertura do processo é necessário ser feito uma análise do documento, para identificar de qual assunto trata, quem está enviando, a data, etc. Esses dados são importantes para fazer a indexação de conteúdo, ou seja, definir o termo ou título mais adequado na recuperação desse processo posteriormente.

O setor de protocolo utiliza um banco de dados onde controla o tramite dos processos, para que setor está sendo encaminhado, data, e ainda utiliza um caderno de controle de processo onde quem recebe os processos assina confirmando recebimento.

O protocolo também faz o controle de malotes encaminhados para as Unidades Operativas e para o Departamento Nacional do Senac (DN), que fica no Rio de Janeiro, relacionando todos os documentos que estão sendo encaminhados em uma ficha de malote, em duas vias, onde os documentos são conferidos, uma ficha é assinada e devolvida ao protocolo. As Unidades Operativas e o DN, também fazem o mesmo processo quando enviam documentos para AR.

Quando o protocolo recebe os malotes das Unidades, é feita a conferência dos documentos, já dividindo conforme as divisões de destino. É feita a relação dos documentos em uma ficha de Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 142 recebimento de malote, que é encaminhada aos setores, junto com os documentos, alguém do setor confere e devolve a ficha no protocolo para arquivo.

O protocolo executa o envio de correspondências pelo correio, que passa todos os dias para fazer a coleta. No protocolo são arquivados documentos do ano corrente e anterior a ele, os demais documentos são encaminhados ao arquivo geral. Exceto os contratos e convênios que tem um volume muito extenso, e mesmo sendo do ano corrente são encaminhados direto ao arquivo geral.

ARQUIVO GERAL

O arquivo da Administração Regional do Senac Santa Catarina foi criado no ano de 2000, e em 2006, passou por uma mudança física e estrutural, iniciando-se também uma gestão de documentos que a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu artigo 3º (BRASIL, 1991, p.) define como:

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes á sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Através da visão da coordenadora o primeiro passo foi elaborar a tabela de temporalidade, já que o grande volume de papel, nunca tinha passado por um processo técnico, e aumentava consideravelmente. Com a elaboração da tabela de temporalidade iniciaram – se os processos de análise e avaliação dos documentos existente no arquivo, visando o descarte dos documentos que não tinham mais valor para o Senac, pois não atendiam os prazos de guarda estabelecidos pela tabela de temporalidade e os valores:

“Administrativo, Legal, Contábil, Permanente: informativo e probatório”. (Castro, 2007, p 49). Antes de serem descartados os documentos passam ainda pela comissão de avaliação, composta por um representante de cada Divisão da Administração Regional para que todos aprovem, e assinem o termo de Eliminação.

Quando são encaminhados documentos ao arquivo geral, eles são acompanhados pelo mapa descritivo, em duas vias, que contém dados para conferência no recebimento e consulta posterior, como ano, número da caixa, divisão que está encaminhando, e o tipo de documento.

Todo este trabalho vem sendo feito continuamente, porém outros também fazem parte da gestão documental do Senac, como a restauração e higienização de documentos deteriorados devido ao tempo, tratamento do acervo fotográfico, o cadastro dos documentos no sistema de gerenciamento eletrônico, a digitalização dos mesmos, e suporte ao protocolo na solicitação de consulta pelos usuários internos do Senac.

6 O PERFIL DOS PROFISSIONAIS DE ARQUIVO

Com o aumento da demanda e da competitividade, cada vez mais as empresas e instituições, estão solicitando profissionais capacitados e eficientes, para ocuparem os mais diversos cargos. O perfil dos profissionais é um fator importante, pois sabemos que nem todos os profissionais podem exercer as mesmas funções. Cada um tem uma aptidão, funções e atribuições onde o profissional tem muito conhecimento, tornando-se um especialista.

No setor de protocolo e arquivo geral do Senac, assim como de qualquer empresa, são necessárias algumas características para que o profissional consiga exercer esta atividade. Por este setor receber todos os tipos de documentos referente a empresa, “o arquivista deverá ser leal a função para a qual trabalha, já que é o guardião dos documentos confidenciais da mesma”.(GORBEA; GARCIA-DIAZ; VELA, 1974, p.19).

A organização também é um ponto a ser considerado de grande importância no arquivo, pois lidar com vários documentos, Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis, v.14, n.1, p.132-149, jan./jun., 2009. 144 todos de assuntos diferentes não é tarefa fácil. O manuseio desses documentos, o controle de guarda, seguindo a ordem correta, cronológica, é tarefa que precisa de muita atenção e organização. Martins (1998, p. 9), definiu alguns requisitos indispensáveis ao profissional do arquivo como segue:

a) Estar a par de todas as atividades e interesses da instituição e de sua área de atuação;

b) Conhecer as principais regras para classificar documentos;

c) Conhecer abreviaturas importantes;

d) Possuir habilidade para ler e destacar as funções (ações) principais dos documentos;

e) Ser leal e discreto;

f) Ser metódico;

g) Possuir boa memória [...]".
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Karla Peres - "A importância do setor de documentação na Administração regional do Senac Santa Catarina: Protocolo e Arquivo geral".
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7 comentários:

  1. PARABÉNS PELO BLOG-APROVEITEI BASTANTE

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  2. Pessoas como você não enriquece, com sabedoria, somente a si, enriquece, também a mim e a todos que buscam sabedoria.

    Suas colocações me exclareceram várias dúvidas.

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  3. gostei vai me ajudar muito.

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  4. Parabéns!

    O material faz jus a preocupação da entidade Senac aos estudantes/profissionais.

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  5. pra um leigo em documentação suas palavras me deixaram um conhecedor em vários setores da documentação!

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  6. parabéns pelo arquivo , achei que foi de grande valia para min ,pois precisei de algumas informações sobre protocolo e tramitação de documentos.

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